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Formaliser une car policy est essentiel pour encadrer l’usage des véhicules de société dans votre entreprise. E-Blue vous accompagne pour créer une car policy claire, équitable et conforme à la législation belge.
Sommaire
Pourquoi définir une car policy en Belgique ?
La car policy est bien plus qu’un simple document administratif : c’est un outil stratégique pour piloter efficacement votre flotte automobile. En Belgique, elle devient incontournable pour assurer la cohérence entre vos objectifs financiers, RH et environnementaux.
En définissant une car policy, vous pouvez :
- Fixer des règles claires sur l’attribution, l’utilisation et le remplacement des véhicules.
- Optimiser les coûts liés au leasing, à l’entretien, au carburant et à la fiscalité.
- Éviter les litiges internes grâce à une gestion équitable et transparente.
- Vous conformer aux normes belges (fiscalité verte, règlementations CO₂, déductibilité…).
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Nos services pour construire votre car policy en Belgique
1. Analyse de vos besoins et de votre flotte actuelle
Nous commençons par un audit de votre parc et de vos pratiques actuelles. Objectif : identifier les zones d’inefficacité, les écarts de politique, les surcoûts ou les risques juridiques.
2. Création d’une car policy sur mesure
Nous rédigeons votre car policy en tenant compte des spécificités de votre entreprise, de votre secteur et de la législation belge. Chaque élément est défini : types de véhicules, plafonds budgétaires, conditions d’attribution, règles d’entretien, assurances, etc.
3. Accompagnement RH et communication interne
Nous vous aidons à intégrer la car policy dans votre politique RH et à la faire adopter par vos équipes. Cela passe par une documentation claire, des supports de communication interne et, si besoin, des sessions d’information.
4. Mise à jour régulière de votre car policy
Les règles fiscales et environnementales évoluent en Belgique. Nous assurons une veille pour adapter votre car policy en temps réel et maintenir sa pertinence (règles de déductibilité, fin des véhicules thermiques, calcul du TCO, etc.).
5. Anticipez les futures acquisitions
Nos experts vous guident pour planifier l’évolution de votre flotte selon vos objectifs. Grâce à notre conseil en flotte automobile, vous investissez au bon moment, dans les bons véhicules, en tenant compte du TCO et des besoins à venir.
Les points clés à intégrer dans une car policy efficace
Une car policy bien conçue doit couvrir les éléments suivants :
- Catégorisation des véhicules par fonction ou statut
- Choix des motorisations autorisées (thermique, hybride, électrique)
- Budget maximum et contribution du salarié
- Conditions d’utilisation privée/professionnelle
- Durée d’engagement et kilométrage maximum
- Politique de recharge, de carburant et d’entretien
- Gestion des infractions et responsabilités
- Gestion des fins de contrats
- …
Pourquoi choisir E-Blue pour formaliser votre car policy en Belgique ?
E-Blue dispose d’une expertise terrain approfondie : nous maîtrisons les réalités fiscales, opérationnelles et RH propres aux entreprises belges. Chaque car policy est rédigée sur mesure, en parfaite adéquation avec vos pratiques internes et votre culture d’entreprise.
Nous garantissons une conformité totale aux réglementations locales, qu’il s’agisse de fiscalité, d’écologie ou de droit du travail. Enfin, notre approche globale nous permet d’intégrer votre car policy dans une stratégie plus large de gestion de flotte, de transition énergétique et de réduction des coûts.
Contactez E-Blue dès aujourd'hui vous aider à gérer votre flotte dès maintenant.
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Sandrine
Account Manager audit mobilité